Namen pravilnika
Ta pravilnik določa načela, postopke in pravila varstva osebnih podatkov pri delovanju storitev eTutee, ki jih upravlja ProConsilium e.U.
Zavezani smo k popolni zaščiti osebnih podatkov vseh uporabnikov. Osebne podatke obdelujemo zakonito, pošteno in pregledno ter izključno v obsegu, ki je nujen za zagotavljanje učnih storitev, pedagoškega dela, administrativne podpore ter prostovoljno naročenih e-novic.
Zagotavljamo skladnost z:
- EU Splošno uredbo GDPR,
- avstrijskim zakonom DSG,
- slovenskim zakonom ZVOP-2.
Z uporabo storitev eTutee uporabnik potrjuje, da je seznanjen s tem pravilnikom, ki je sestavni del pogodbenega razmerja in Splošnih pogojev poslovanja.
Upravljavec osebnih podatkov
ProConsilium e.U.
Körösistrasse 6, 8010 Graz, Avstrija
Sodni register: 445535z
Registrsko sodišče: Landesgericht für ZRS Graz
ID za DDV: ATU70544137
E-pošta za varstvo podatkov:
Telefon: +386 64 20 90 60
Spletna stran: www.etutee.eu
Upravljavec po 37. členu GDPR ni zavezan imenovati pooblaščene osebe za varstvo podatkov.
Kategorije osebnih podatkov
eTutee zbira izključno podatke, ki so nujni za izvajanje storitev.
a) Podatki, ki jih posredujete sami
- identifikacijski podatki (ime, priimek),
- kontaktni podatki (telefon, e-pošta),
- podatki o učencu (predmet, razred, šola),
- podatki o terminologiji in članstvih,
- naložene datoteke (domače naloge, dokumenti),
- podatki o naročilih in plačilih,
- prostovoljno posredovani podatki.
b) Podatki o uporabi storitev
- obiskane strani in funkcije,
- čas uporabe,
- IP naslov, brskalnik, naprava,
- sistemski dnevniki (napake, navigacija, časi sej).
c) Podatki o komunikaciji
- e-poštna komunikacija,
- sporočila preko WhatsApp Business, Viber, Facebook, Instagram, TikTok in Google Messages
- interna komunikacija s podporo.
Obdelava podatkov mladoletnih oseb
Ker eTutee deluje predvsem s šolarji, se podatki mladoletnih obdelujejo izključno:
- ob izrecnem soglasju staršev ali skrbnikov,
- za namen izvajanja učnih storitev.
Starši ali skrbniki imajo kadarkoli pravico zahtevati:
- vpogled v podatke,
- popravek podatkov,
- izbris podatkov,
- omejitev obdelave.
Nameni obdelave osebnih podatkov
Osebne podatke obdelujemo za naslednje namene:
- izvajanje učnih storitev,
- organizacija in potrjevanje terminov
- administracija članstev,
- komuniciranje s starši in učenci,
- obdelava naročil in plačil,
- izboljševanje kakovosti storitev in interne analitike,
- izpolnjevanje zakonskih obveznosti,
- varnost sistemov in preprečevanje zlorab,
- statistični in administrativni nameni.
Pravne podlage obdelave (GDPR)
Obdelava podatkov temelji na:
- GDPR 6(1)(a) – Privolitev (marketing, neobvezne funkcionalnosti),
- GDPR 6(1)(b) – Izvajanje pogodbe (učne storitve, komunikacija, članstvo),
- GDPR 6(1)(c) – Zakonska obveznost (računi, davčna zakonodaja),
- GDPR 6(1)(f) – Zakoniti interes (varnost, optimizacija storitev).
eTutee ne izvaja avtomatiziranega odločanja po členu 22 GDPR.
Obdelovalci podatkov
Osebni podatki se obdelujejo pri preverjenih pogodbenih obdelovalcih:
- Stripe – obdelava plačil,
- Google Workspace – e-pošta, koledar, dokumenti,
- MailerLite – pošiljanje e-novic in upravljanje naročnin ter dokazil o privolitvah,
- Zapier – avtomatizacije in integracije,
- WhatsApp Business, Viber, Facebook, Instagram, TikTok, Google Messages – komuniciranje s strankami,
- ponudniki gostovanja,
- računovodski servis,
- marketing - preverjeni pogodbeniki (kadar je potrebno).
- Cloudflare Turnstile – zaščita spletnih obrazcev in preprečevanje avtomatiziranih zlorab, neželene pošte ter drugih varnostnih tveganj.
Z obdelovalci, kadar to zahteva GDPR, so sklenjeni ustrezni dogovori o obdelavi osebnih podatkov (DPA).
Google API in interna orodja eTutee
eTutee - Monitoring Trigger Times
Interno tehnično orodje za spremljanje izvajanja avtomatiziranih procesov in sprožilcev v okolju Google Apps Script ter za izvajanje povezanih tehničnih opravil.
eTutee - Calendar Event Notifications
Interno orodje za obdelavo podatkov iz Google Calendar in Google Sheets za namen izvajanja avtomatiziranih obvestil in povezanih internih opravil.
eTutee - AppscriptSync
Interno orodje eTutee, namenjeno predvsem internemu spremljanju dela izvajalcev, evidentiranju opravljenih ur ter pripravi interne statistike. Orodje lahko uporablja Google Sheets, Google Drive in storitve Google Apps Script za izvajanje teh funkcij. V posameznih primerih se določeni statistični podatki posredujejo tudi na spletno stran eTutee, kjer se uporabljajo za prikaz splošnih statističnih podatkov, kot je število uporabnikov.
Orodja so namenjena interni uporabi eTutee in se uporabljajo za izvajanje konkretnih administrativnih, organizacijskih, tehničnih in statističnih nalog. Dostop do podatkov je omejen na podatke, ki so potrebni za posamezno funkcijo orodja.
Posredovanje osebnih podatkov tretjim osebam
eTutee vaših osebnih podatkov ne prodaja in jih ne posreduje tretjim osebam, razen:
- kadar to izrecno določa zakon,
- v postopkih javne varnosti in preiskave kaznivih dejanj,
- zaradi obveznosti do državnih institucij,
- izvajalcem iz poglavja 7 (kadar je potrebno).
Podatkov nikoli ne posredujemo brez pravne podlage ali vaše privolitve.
Roki hrambe osebnih podatkov
Določeni so minimalni in zakonsko skladni roki hrambe:
- pogodbeni podatki: 5 let po zaključku sodelovanja,
- računovodski podatki: 7 let (zakonska obveznost),
- marketinški podatki: do preklica oziroma prenehanja namena; dokazila in odjave po poglavju 9a,
- tehnični podatki: do 1 leta,
- komunikacija: do 2 let,
- podatki o računih: do izbrisa ali 12 mesecev neaktivnosti.
Po izteku rokov se podatki trajno izbrišejo ali anonimizirajo.
E-novice in prijave prek obrazcev BIZNIS PLUS
Upravljavec podatkov za e-novice eTutee je ProConsilium e.U., s podatki in kontaktom iz poglavja 2. Prijava je mogoča neposredno ali prek obrazca Biznis plus d.o.o., Bezena 7, 2342 Ruše, Slovenija. Biznis plus d.o.o. upravlja kandidaturo in izbirni postopek, ProConsilium e.U. pa naročnino na novice.
Ob ločeni privolitvi kandidata od Biznis plus d.o.o. prejmemo ime, priimek, e-naslov in dokazilo o privolitvi. Uporabljamo jih za upravljanje naročnine, osebni nagovor ter pošiljanje trikov za 2× hitrejše učenje, novosti in posebnih ponudb eTutee po e-pošti. Naloge, videi, ocene in druge vsebine kandidature se ne posredujejo za trženje.
Pravna podlaga je člen 6(1)(a) GDPR. Prijava je prostovoljna, polje ni vnaprej označeno, ob njem sta navedena ProConsilium e.U. in povezava do tega pravilnika. Oddaja kandidature ali seznanitev s pravilnikom ne pomeni prijave na novice. Neprijava ali odjava ne vpliva na izbor. E-naslov je potreben za pošiljanje; ime in priimek uporabljamo za osebni nagovor, če sta zajeta v obvestilu ob prijavi.
Dokazila vodimo ločeno od kandidatur: e-naslov, čas, vir, besedilo oziroma različica privolitve, morebitna dodatna potrditev ter podatki o prenosu in preklicu. MailerLite kot obdelovalec prejme podatke, potrebne za upravljanje naročnine in pošiljanje. Dostop imajo samo pooblaščene osebe in pogodbeno urejena tehnična podpora. Za prenose zunaj EGP veljajo zaščitni ukrepi iz poglavja 11; informacije o njih in kopijo je mogoče zahtevati na .
Podatke za pošiljanje hranimo do preklica oziroma prenehanja namena. Odjava je brezplačna prek povezave v vsakem trženjskem sporočilu ali na in ne vpliva na zakonitost predhodne obdelave. Odjavo v MailerLite upoštevamo tudi v povezani evidenci; brez nove veljavne privolitve kontakta ponovno ne vključimo. Izbris kandidature ne prekliče ločene naročnine.
Minimalen zapis odjave hranimo le, kolikor je potreben za preprečitev neželenega pošiljanja. Dokaz privolitve in preklica hranimo omejeno dostopen po členu 6(1)(f) GDPR zaradi dokazovanja zakonitosti in obrambe zahtevkov, glede na veljavne zastaralne roke in dokumentirano presojo nujnosti, praviloma največ pet let po preklicu, razen ob konkretnem odprtem postopku ali zakonski obveznosti. To ni splošni zakonski petletni rok. Nujnost preverimo najmanj letno in podatke izbrišemo prej, ko namen odpade.
Za pravice glede novic je odgovoren ProConsilium e.U., glede kandidature Biznis plus d.o.o.; zahteve na se usmerijo pristojnemu upravljavcu. Neposrednemu trženju lahko kadar koli ugovarjate; obdelavi na podlagi zakonitega interesa pa iz razlogov svojega posebnega položaja. Pritožbo lahko vložite pri avstrijski Datenschutzbehörde ali drugem pristojnem organu, v Sloveniji pri Informacijskem pooblaščencu (www.ip-rs.si).
Pri podatkih, prejetih od drugega upravljavca, zagotovimo tudi informacije o viru po 14. členu GDPR, najpozneje v enem mesecu oziroma ob prvem stiku, če je prej, razen če jih posameznik že ima ali velja druga zakonska izjema.
Varnost osebnih podatkov
Uporabljamo najvišje tehnične in organizacijske standarde:
- šifriranje podatkov med prenosom in v mirovanju,
- varni EU strežniki,
- nadzorovani dostopi,
- dnevniški nadzor sistemov,
- varnostne kopije,
- redne posodobitve in pregledi.
V primeru varnostnega incidenta:
- obvestimo nadzorni organ v 72 urah,
- obvestimo prizadete posameznike, če je tveganje veliko,
- izvedemo vse zaščitne ukrepe.
Mednarodni prenosi podatkov
Prenosi izven EU se izvajajo le ob uporabi:
- Standardnih pogodbenih klavzul (SCC),
- odločb o ustreznosti Evropske komisije,
- drugih dopustnih zaščitnih mehanizmov.
Pravice posameznika
Uporabnik ima pravico:
- do dostopa do osebnih podatkov,
- do popravka ali dopolnitve,
- do izbrisa (pravica do pozabe),
- do omejitve obdelave,
- do prenosljivosti podatkov,
- do ugovora obdelavi,
- do preklica privolitve.
Pritožbeni organ (Avstrija):
Österreichische Datenschutzbehörde
www.dsb.gv.at
Piškotki in analitika
Na spletnih mestih etutee.eu in kakoseuciti.etutee.eu uporabljamo piškotke in podobne tehnologije za delovanje strani, shranjevanje izbire soglasja ter, ob vaši privolitvi, analitiko in merjenje učinkovitosti oglaševalskih kampanj.
Nujni piškotki
etutee_consent
(eTutee): shrani izbiro soglasja za poddomene eTutee; rok hrambe je 365 dni po nastavitvi. Za nujno shranjevanje izbire soglasja privolitev ni potrebna. Za nastavitve upravljavca soglasij Silktide se uporablja tudi lokalna shramba brskalnika.
Analitični piškotki – Google Analytics 4
_ga
razlikuje obiskovalce,
_ga_*
pa ohranja podatke o sejah in obisku za posamezne merilne identifikatorje. Običajno trajanje je do 2 leti. Analitiko uporabljamo na podlagi privolitve za razumevanje obiska in izboljševanje spletnih strani.
Oglaševalski piškotki in merjenje kampanj
_gcl_au
(Google Ads): merjenje oglaševalskih konverzij, običajno približno 90 dni.
_fbp
(Meta Pixel): merjenje obiska in učinkovitosti oglaševalskih kampanj, običajno približno 90 dni.
Uporaba temelji na privolitvi. Na navedenih spletnih straneh ne prikazujemo oglasov; merjenje kampanj ne pomeni prikazovanja oglasov na strani.
Pri analitiki in merjenju se lahko obdelujejo spletni identifikatorji, IP naslov, podatki o napravi in brskalniku, obiskane strani ter dogodki in interakcije. Podatke lahko prejmeta ponudnika Google in Meta; za morebitne prenose zunaj EGP veljajo informacije in zaščitni ukrepi iz poglavja 11. Navedeni roki so običajni oziroma nastavljeni in se lahko razlikujejo glede na konfiguracijo in brskalnik. Piškotki nadrejene domene so lahko vidni tudi na poddomenah.
Izbira in preklic privolitve
Za upravljanje soglasij uporabljamo Silktide. Ob prvem obisku lahko sprejmete vse piškotke, zavrnete nenujne ali izberete posamezne kategorije. Analitične in oglaševalske piškotke uporabljamo le ob predhodni privolitvi; zavrnitev ne preprečuje uporabe osnovnih funkcij strani. Izbiro lahko kadarkoli spremenite ali prekličete prek ikone oziroma nastavitev piškotkov na spletnem mestu. Preklic ne vpliva na zakonitost obdelave pred preklicem. Že shranjene piškotke lahko izbrišete tudi v nastavitvah brskalnika.
Podrobnejši pregled je objavljen v Politiki piškotkov, ki dopolnjuje ta pravilnik.
Cloudflare Turnstile
Za zaščito spletnih obrazcev pred avtomatiziranimi zahtevami, neželeno pošto in drugimi zlorabami uporabljamo Cloudflare Turnstile ponudnika Cloudflare, Inc. Pri tem se lahko obdelujejo tehnični podatki obiskovalca, potrebni za izvedbo varnostnega preverjanja.
Obdelava temelji na našem zakonitem interesu zagotavljanja varnosti spletnih strani in preprečevanja zlorab.
Več informacij: Cloudflare Turnstile Privacy Addendum
https://www.cloudflare.com/en-gb/turnstile-privacy-policy/.
Postopanje ob incidentih
V primeru varnostnega incidenta:
- izvedemo notranjo preiskavo,
- preprečimo nadaljnjo škodo,
- obvestimo informacijske organe v 72 urah,
- obvestimo prizadete uporabnike (kadar je potrebno),
- izvedemo potrebne varnostne nadgradnje.
Preklic soglasja
Uporabnik lahko kadarkoli prekliče soglasje za:
- marketinška obvestila,
- obdelavo dodatnih prostovoljnih osebnih podatkov.
Preklic pošljite na:
Po preklicu prenehamo obdelavo na podlagi privolitve. Podatke brez druge veljavne podlage izbrišemo brez nepotrebnega odlašanja; za omejeno hrambo dokazil in odjav velja poglavje 9a. Preklic ne vpliva na zakonitost predhodne obdelave.
Izbris osebnih podatkov
Osebne podatke izbrišemo:
- ko ni več pravne podlage za njihovo obdelavo,
- ob utemeljeni zahtevi posameznika, če so izpolnjeni pogoji in ne velja izjema po 17. členu GDPR,
- po izbrisu uporabniškega profila,
- po zakonsko določenem roku.
O ukrepih obvestimo brez nepotrebnega odlašanja, najpozneje v enem mesecu po prejemu zahteve. Zaradi zapletenosti ali števila zahtev lahko rok podaljšamo za največ dva dodatna meseca; o razlogih obvestimo v prvem mesecu. Če zahtevi ne ugodimo, pojasnimo razloge ter možnosti pritožbe in sodnega varstva. Po potrebi sorazmerno preverimo identiteto vlagatelja.
Izbris ne zajema podatkov, za katere še obstaja veljavna podlaga hrambe. Aktivne evidence izbrišemo ali nepovratno anonimiziramo. Varnostne kopije se odstranijo v rednem ciklu prepisovanja; do takrat so omejeno dostopne in se ne uporabljajo za redno obdelavo. Ob obnovitvi ponovno uveljavimo predhodne izbrise.
Spremembe pravilnika
Pravilnik se lahko občasno posodobi.
Ob spremembi:
- objavimo novo verzijo na spletni strani,
- uporabnike obvestimo preko e-pošte ali drugih kanalov.
O bistvenih spremembah posameznike primerno obvestimo. Sprememba pravilnika sama po sebi ne pomeni nove privolitve; kadar je potrebna, jo pred novo obdelavo pridobimo ločeno.
Kontakt
ProConsilium e.U.
Körösistrasse 6, 8010 Graz, Avstrija
E-pošta:
Telefon: +386 64 20 90 60
Splet: www.etutee.eu